Da beglaubigte Übersetzungen die Unterschrift eines ermächtigten Übersetzers tragen müssen, werden sie für gewöhnlich auf Papier ausgestellt und können somit nicht einfach per E-Mail versendet werden. Seit einigen Jahren stellt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) eine rechtsgültige Alternative zur „klassischen“ Beglaubigung auf Papier dar.
Welche Arten der elektronischen Signatur gibt es?
Die eIDAS -Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) gilt als Grundlage im EU-Raum. Sie definiert den rechtlichen Rahmen und legt die Anforderungen für einzelne Signaturformen fest. Demnach lässt sich die E-Signatur in drei verschiedene Arten unterteilen:
- die einfache elektronische Signatur (EES)
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur bezeichnet „elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“.
Jeder, der schon einmal den eigenen Namen unter eine E-Mail getippt hat, hat damit einer Menge von elektronischen Daten – nämlich seiner Nachricht – weitere elektronische Daten beigefügt, nämlich seinen Vor- und Nachnamen. Diese Art der Signatur wird für gewöhnlich gar nicht als richtige Unterschrift von uns wahrgenommen, da sowohl die Signatur als auch die Nachricht selbst ohne Weiteres gefälscht bzw. geändert werden können. Bei der einfachen elektronischen Signatur handelt es sich daher um die am wenigsten sichere Signaturform.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet mehr Sicherheit, da die Signatur mit einem Signaturschlüssel erstellt werden muss. Diese Signatur ist für jedes Dokument und jeden Signaturschlüssel individuell, so dass man im Nachhinein sicher nachweisen kann, ob eine empfangene Datei mit einem bestimmten Schlüssel signiert wurde. Eine Datei, die mit einem Signaturschlüssel unterschrieben wurde, kann somit nach dem Signieren nicht mehr verändert werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Für die qualifizierte elektronische Signatur werden die Anforderungen, die für die fortgeschrittene Signatur gelten, um zwei Merkmale erweitert: Sie muss zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen und mit einer “sicheren Signaturerstellungseinheit” erstellt worden sein.
Das qualifizierte Zertifikat ist eine Bescheinigung, ausgestellt von einer vertrauenswürdigen Stelle, dass der betreffende Signaturschlüssel tatsächlich der angegebenen Person gehört. Die Signatur ist damit dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet und ermöglicht dessen Identifizierung. Zudem ist sie so konzipiert, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten nicht möglich ist. Die QES ist damit die sicherste der drei Varianten.
Welche Vor- und Nachteile hat eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Vorteile
Schnell
Beglaubigte Übersetzung anfertigen, QES setzen, E-Mail versenden. Der traditionelle Postweg entfällt.
Langanhaltende Qualität
Eine handschriftliche Unterschrift kann mit der Zeit verblassen. Eine elektronische Unterschrift hingegen hat auch nach vielen Jahren noch Originalqualität.
Sicher
Nachdem die Datei signiert wurde, kann diese in keiner Weise mehr verändert werden, da sonst das Zertifikat sofort erlischt und seine Rechtsgültigkeit verliert. Die QES stellt so eine Absicherung gegen spätere Veränderungen und Betrug dar.
Umweltschonend & kostensparend
Beglaubigte Übersetzungen mit QES müssen nicht ausgedruckt werden. Das spart Kosten für Papier, Drucker und Betriebsmittel wie z. B. Tinte oder Toner.
Komfortabel
Mühsames Ausdrucken, Kopieren oder Umformatieren entfällt. Außerdem kann das versendete qualifiziert signierte Dokument bequem per E-Mail weiterversendet werden.
Vielseitig anwendbar
Mit einer elektronischen Unterschrift können diverse Dateien, darunter PDF-, Word- und Excel-Dateien versehen werden.
Nachteile
Zusätzliche Softwarekosten
Zusätzliche Software ist meist kostenpflichtig. Die Funktionen kostenloser Tools reichen i. d. R. nur für ein einmaliges elektronisches Unterschreiben aus.
Technische Infrastruktur erforderlich
Voraussetzung für eine QES ist eine technische Infrastruktur wie ein PC mit Internetzugang. Bei manchen Anbietern ist ein zusätzliches Gerät wie z. B. Unterschriftenpad oder Smartphone erforderlich.
Einschränkungen beachten
Auch wenn die Rechtsgültigkeit durch die EU-Verordnung gesichert ist, akzeptieren nicht alle Behörden Dokumente mit QES. Daher sollte immer erfragt werden, ob der Empfänger der Übersetzung ein auf solche Weise signiertes Dokument verarbeiten kann.
Was kostet eine Ausstattung zur qualifizierten elektronischen Signatur?
Die Preise für eine Komplettausstattung mit Kartenlesegerät, Signaturkarte und Zertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur mit einer Gültigkeitsdauer von drei Jahren liegen bei circa 120 € bis 160 €.
Wer sind anerkannte Anbieter für die qualifizierte elektronische Signatur?
Eine Liste anerkannter Anbieter für die qualifizierte elektronische Signatur in Deutschland ist über die Bundesnetzagentur abrufbar. Zu ihnen zählen z.B.:
- D-Trust (Bundesdruckerei)
- Bundesnotarkammer
- Signtrust (Deutsche Post)
- S-Trust (Deutscher Sparkassen Verlag)
- Telesec (Deutsche Telekom)
- TC Trustcenter
Fazit
Es kommt auf den Einzelfall an, welche Signatur als Ersatz für die eigenhändige Unterschrift in Frage kommt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist oft bereits Pflicht, z.B. für die Vorlage von elektronischen Dokumenten bei Behörden, Notaren und Gerichten. In einigen Dolmetschergesetzen (z.B. Bayern, Schleswig- Holstein) ist zudem explizit geregelt, dass eine beglaubigte Übersetzung, wenn sie elektronisch ausgestellt wird, mit einer qualifizierten Signatur zu versehen ist.
